Vous qui voulez organiser un spectacle, sachez qu'il existe des règles simples pour mener à bien votre projet :
1) Avant d'engager un artiste assurez vous :

- de sa notoriété et de la qualité de ses prestations (références et plaquettes peuvent vous aider dans votre choix). Cela semble n'être qu'un amusement mais le spectacle est, avant tout un métier même s'il est toujours pratiqué par des passionnés. On ne s'improvise pas artiste du jour au lendemain. Il faut apprendre à connaître la scène, le public, savoir s'adapter aux différents lieux et surtout avoir le "don" du public, c'est à dire être capable d'emmener dans son univers des gens qui ne sont pas venus spécialement pour vous voir, vous. Tout cela s'acquièrt à force de travail et de temps. Le temps que l'artiste passera sur votre scène ne sera qu'une infime partie du temps consacré à son art, la création et les répétitions prévalent, en temps, le passage sur la scène (qui est en fait l'aboutissement mais aussi la récompense d'un long parcourt).
- qu'il travaille en respectant les règles en vigueur. L' artiste, en France est un "salarié" de ce fait vous devenez "l'employeur" de cet artiste (sauf dans le cas où vous passez contrat avec un producteur qui est lui l'employeur de l'artiste). Bien sûr les charges s'ajoutent au montant du cachet (de la même façon que pour tout salaire) mais sachez que ces cotisations vous protègent. Que faire lorsqu'un accident survient lors de votre fête ou sur le trajet effectué par l'artiste si celui ci n'est pas déclaré ? Pour vous faciliter la tâche un organisme "le guichet unique du spectacle" a été mis en place. Pour connaître cet outil cliquez sur le logo . Cependant l'utilisation de ce service n'est pas obligatoire, il vous est toujours possible de règler chaque caisse indépendemment ou de demander à l'artiste s'il connait un producteur ou une association pouvant se charger des cotisations sociales (dans ce cas vous passez un contrat de vente avec le producteur).
- que vous signerez bien, entre vous et l'artiste ou entre vous et le producteur, un contrat d'engagement (contrat de vente pour les personnes disposant d'une licence de production) précisant les numéros présentés, les lieux, dates et heures de prestation ainsi que le cachet demandé. La plupart des artistes sont capables de vous donner le montant des cotisations sociales afférentes à son spectacle (pour les autre le "Guichet Unique" est toujours présent).

2) Avant le spectacle n'oubliez pas :

- de vérifier l'heure d'arrivée des artistes pour l'ouverture de la salle (il y a toujours un temps d'installation nécéssaire, il est indiqué sur le contrat)
- de faire la DPAE (déclaration préalable à l'embauche) sauf si vous utiliser les services d'un producteur.
- de faire votre demande auprès de la SACEM.

3) Le jour du spectacle n'oubliez pas de prévoir :

- une scène ou un espace libres aux dimensions demandées par l'artiste (en fonction des numéros certaines dimentions sont indispensables, le non respect peu annuler la possibilité de présentation, en cas de décor non réglable par exemple).
- si le spectacle se passe en plein air, un lieu de repli en cas de pluie,
- un endroit propre et chauffé (en hivers seulement) à proximité de la scène pour les changementsde costumes.
- un escalier permettant au public de monter sur scène, en cas de besoin.
- si l'artiste ne fournit pas de sono, en prévoir une de bonne qualité.
- un éclairage de scène suffisant pour valoriser le numéro, sachez qu'un spectacle est toujours mieux mis en valeur si la scène est seule éclairée.
- la signature des documents nécéssaires à l'artiste.
- de règler le cachet et les charges sociales prévues.
- de communiquer au représentant de la SACEM, la liste des musiques utilisées.